ROFAF

DETAILS DU POSTE

Numéro de l’avis de vacance de poste: RP/ROF-0012/20-07/2011

Titre du poste : Responsable des programmes

Unité administrative: Département des programmes

Durée du Contrat: Contrat initial d’un an assorti de 3 à 6 mois de probation

Date limite pour le dépôt des candidatures: les dossiers sont acceptés jusqu’à ce que le poste soit pourvu

HISTORIQUE

Le Réseau des Organisations Féminines d'Afrique Francophone (ROFAF) est une organisation internationale non gouvernementale apolitique et à but non lucratif créé le 28 juillet 2006 et dont la mission est de mobiliser les ressources financières pour faire avancer les droits des femmes en Afrique francophone. Les objectifs du ROFAF sont de:

• Appuyer financièrement la mise en œuvre des initiatives de ses organisations membres ;
• Renforcer les capacités institutionnelles de ses organisations membres ;
• Œuvrer au respect des droits des femmes en Afrique francophone.

 

Le ROFAF est un jeune réseau qui a démarré ses activités en 2008. Le secrétariat du ROFAF est basé à Lomé mais l’organisation mène des activités dans plusieurs pays d’Afrique francophone en collaboration avec ses organisations membres basées dans ces pays.

Le ROFAF est conscient que la réalisation de ses objectifs est tributaire de la mise en place d’un certain nombre d’organes et du recrutement de personnel hautement qualifié. C’est pour cette raison que le ROFAF a décidé de recruter une Responsable de programmes.

 

RESUME DES PRINCIPALES FONCTIONS

Travaillant sous la supervision de la Directrice Exécutive du ROFAF, la Responsable de programmes est principalement chargée de :

1.      Coordonner la mise en œuvre des programmes et activités du ROFAF

2.      Contribuer à l’élaboration des projets et programme à soumettre aux donateurs

3.      Contribuer à la stratégie de mobilisation des ressources pour les activités du ROFAF

4.      Superviser la gestion des ressources matérielles, immatérielles et financière du ROFAF

5.      Superviser le personnel

 

FONCTIONS ET RESPONSABILITES

Fonction 1: Coordination de la mise en œuvre des programmes et activités du ROFAF

• Est responsable de la mise en œuvre des programmes et activités du secrétariat du ROFAF ;
• Assure la mise en œuvre du programme de subvention du ROFAF ;
• Coordonne le processus de recrutement du personnel ;
• Assure l’administration du budget ordinaire et des ressources extrabudgétaires du ROFAF sous la supervision de la Directrice exécutive
• Prépare et soumet à la DE un rapport trimestriel sur activités du ROFAF ;
• Supervise la préparation, par la Chargée des finances, du rapport trimestriel sur les finances du ROFAF
• Collabore avec la DE à la préparation du rapport annuel de suivi et évaluation sur les politiques, programmes et opérations mis en œuvre ;
• Collabore avec la DE à la préparation du plan opérationnel de l’année suivante à soumettre au Conseil d’Administration;
• Représente le ROFAF aux réunions sur demande ;
• Entretient/établit, sur instruction de la DE, des liens de partenariat stratégique avec d’autres organisations et réseaux de femmes ;
• Assume toute autre tâche ou fonction qui sera nécessaire.

Fonction 2: Contribution à l’élaboration des projets et programme à soumettre aux donateurs

• Contribue à la préparation du projet de plan stratégique du ROFAF;
• Contribue à la mise au point de nouvelles initiatives, notamment : la définition des stratégies, objectifs, activités et budgets ;
• Identifie de nouvelles activités de projets et élabore des propositions qu’elle soumet à la Directrice exécutive ;
• Elabore des projets ponctuels d’activités qu’elle soumet à la Directrice exécutive;
• Collabore avec la DE à la finalisation des documents projets/programmes.

Fonction 3: Contribution à la stratégie de mobilisation des ressources pour les activités du ROFAF

• Contribue à la recherche de nouvelles sources de financement pour les activités du ROFAF ;
• Contribue à l’identification des partenaires financiers potentiels du ROFAF ;
• Contribue au processus de recherche de financement ;
• Contribue au processus de négociation des financements avec les donateurs.

Fonction 4: Supervision de la gestion des ressources matérielles et financières du ROFAF

• Supervise la gestion des ressources financières du ROFAF faite par la Chargée des finances ;
• S’assure que les ressources matérielles et financières du ROFAF sont gérer dans le respect des règles et procédures contenus dans le manuel de procédures administratives et financières du ROFAF ;
• S’assure de la disponibilité des fonds pour l’exécution des différentes activités du ROFAF ;
• S’assure de la préparation dans les délais des rapports financiers périodiques, les examine et partage ses avis avec la DE ;
• Collabore avec la DE et la Chargée des finances  à la préparation du budget (pluri)annuel de l’organisation.

Fonction 5: Supervision du personnel

• Sous la supervision générale de la DE recrute et supervise le travail du personnel y compris des responsables départementales ;
• Supervise le recrutement des stagiaires, des consultant-e-s et autres expert-e-s recruté-e-s pour des périodes de courte durée ;
• Assure la mise en œuvre des dispositions contenues dans les manuels de procédures administratives et financières ainsi que dans le règlement intérieur du ROFAF;
• Dirige le processus d’évaluation des performances du personnel ;
• Identifie les besoins en formation du personnel et apporte son soutien au renforcement de leurs capacités.

COMPETENCES

Professionnalisme:

• Aptitude à discerner les problèmes, créneaux et risques stratégiques ;
• Aptitude à définir et à proposer une orientation générale qui emporte l’adhésion ;
• Aptitude à bien faire comprendre les liens existant entre la stratégie du ROFAF  et les objectifs connexes de chaque département ;
• Compétences techniques et aptitude à innover avérées se traduisant par l’exécution et/ou la supervision efficaces de la planification, de la mise au point et de la gestion des opérations ;
• Excellentes aptitudes à la négociation et discernement ;
• Aptitude à tirer fierté de son travail et de ses réalisations; aptitude à faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet;
• Apporter à l'exécution de ses tâches la conscience et le souci d'efficacité voulus pour être en mesure d'honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d'obtenir les résultats escomptés;
• Aptitude à évaluer dans leur contexte les missions assignées, à planifier son travail et à gérer des priorités concurrentes;
• Aptitude à agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels;
• Aptitude à faire preuve de persévérance face aux obstacles et aux difficultés;
• Aptitude à garder son calme dans les situations de crise.

Aptitude à la communication:

• Excellentes aptitudes à rédiger et à s’exprimer, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Aptitude à conseiller et guider ses collègues, notamment ses collaborateurs ;
• Écouter les autres, bien les comprendre et donner suite comme il convient;
• Poser les questions voulues afin d'obtenir des éclaircissements et faciliter le dialogue;
• Adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s'adresse;
• Partager l'information avec toutes celles et tous ceux qu'elle intéresse et tenir chacun-e au courant ;
• Aptitude à défendre le bien-fondé de décisions et prises de position difficiles au sujet de questions importantes devant le personnel, les membres du Conseil d’Administration et les membres du ROFAF et les organisations partenaires.

Esprit d’équipe:

• Aptitude à établir et entretenir de bonnes relations de travail avec des personnes de nationalités et de cultures différentes, dans le respect de la diversité ;
• Collaborer avec ses collègues afin d'atteindre les objectifs du ROFAF;
• Solliciter les apports, apprécier à leur juste valeur les idées et la compétence de chacun-e et être prêt à apprendre d’elle/de lui;
• Faire passer l'intérêt de l'équipe avant son avantage personnel;
• Partager les réussites de l'équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs ;
• Réel sens des relations humaines et aptitude à travailler avec des interlocuteurs extérieurs à l’Organisation.

Aptitude à planifier et à organiser:

• Aptitude avérée à planifier et organiser des activités qui exigent une connaissance approfondie des choix stratégiques et aptitude à intégrer le travail de l’unité administrative ou du département dans le programme de travail du ROFAF ;
• Aptitude avérée à définir des orientations stratégiques et des priorités et à organiser efficacement le travail dans le sens d’une productivité optimale et de la réalisation des objectifs fixés ;
• Aptitude avérée à hiérarchiser les activités et tâches prioritaires;
• Aptitude avérée à modifier les priorités en fonction des besoins;
• Aptitude avérée à prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener à bien ses tâches;
• Aptitude à tenir compte des risques et des imprévus dans la planification;
• Aptitude avérée à suivre l'exécution des plans et les modifier s'il y a lieu;
• Aptitude avérée à tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Qualités de chef:

• Créativité, hauteur de vues et sûreté de jugement;
• aptitude à gérer efficacement le travail du Secrétariat et à assumer des responsabilités hiérarchiques.

Suivi du comportement professionnel:

• Aptitude à diriger et compétences avérées en matière d’encadrement.
• Aptitude à encourager chacun à faire de son mieux et à coordonner et superviser le travail d’autrui.

Sûreté de jugement/aptitude à décider:

• Discernement et esprit d’initiative, imagination et ingéniosité;
• Aptitude à recueillir toute l’information nécessaire avant de prendre une décision;
• Aptitude à s’interroger sur l’incidence à la fois bénéfique et préjudiciable que les décisions peuvent avoir avant de se déterminer;
• Aptitude à ne prendre de décisions qu’après en avoir mesuré les conséquences pour autrui et pour l’Organisation;
• Aptitude à ne proposer de lignes d’action ou formuler de recommandations qu’en toute connaissance de cause ;
• Aptitude à vérifier les hypothèses en les confrontant aux faits;
• Aptitude à s’assurer que les dispositions qu’il est envisagé de prendre répondent aux besoins explicitement ou implicitement exprimés;
• Aptitude à savoir prendre des décisions difficiles quand les circonstances l’exigent.

Souci des membres:

• Etablir et maintenir des partenariats productifs avec les membres et les partenaires du ROFAF en gagnant leur confiance et leur respect;
• Discerner les besoins des membres et trouver les moyens d'y répondre;
• Suivre l'évolution de la situation des organisations membres, sur les plans tant intérieur qu'extérieur, afin de pouvoir leur fournir l’assistance appropriée ;
• Tenir les membres informés de l'avancement des projets/programmes du ROFAF;
• Tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

QUALIFICATIONS

Formation

• Diplôme universitaire du second cycle (licence ou maitrise) en sciences sociales, en  gestion des entreprises ou des administrations publiques ou dans une discipline apparentée

Expérience professionnelle

• Au moins 6 à 7 années d’expérience professionnelle, dont au moins 3 à un niveau de responsabilité similaire et dans la coordination des programmes de développement ciblant les femmes ;
• Expérience avérée en gestion et dans la supervision d’un programme de développement ciblant les femmes ;
• Expérience avérée en matière de gestion opérationnelle, de mobilisation de ressources et d’établissement de partenariats stratégiques ;
• Une expérience au sein d’une organisation internationale est fortement souhaitable ;

• Excellente connaissance des droits des femmes sur le plan global et plusieurs années d’expérience de travail dans le secteur non lucratif/des ONG, de préférence dans une organisation des droits des femmes ;

• Familiarité avec les procédures et les conditionnalités des bailleurs de fonds, des agences de développement et des ONG ;
• Expérience dans le domaine de la mobilisation des fonds et de la négociation des financements ;
• Une bonne connaissance du Règlement financier, de règles de gestion financière et des politiques, procédures et opérations financières est fortement souhaitable ;
• Bonne connaissance des pratiques en vigueur en matière de gestion des ressources humaines et d’administration au sein des organisations à but non lucratif ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches en même temps et à les accomplir dans des délais courts et sous pression ;
• Aptitude à superviser, déléguer et motiver le personnel.

Connaissances linguistiques

Le français est la langue de travail du ROFAF. Pour ce poste, la maîtrise du français à l’oral et à l’écrit est indispensable. La connaissance de l’anglais est un atout.

Autres compétences

Une bonne maîtrise de l’outil informatique est exigée (traitement de textes, tableurs et autres applications).

Le Secrétariat du ROFAF est un espace non-fumeur.

COMMENT POSTULER

Il est vivement recommandé à tous les candidates de présenter leur candidature aussitôt que possible après la publication de l'avis de vacance de poste, et cela bien avant la date limite indiquée.

Un accusé de réception est envoyé à tous ceux qui ont donné leur adresse électronique. Si vous n’en recevez pas un dans les 24 heures, il se peut que votre candidature n’ait pas été bien reçue.

Pour postuler, s’il vous plaît envoyez le plus tôt possible, votre dossier de candidature comprenant une lettre de motivation, un curriculum vitae, la copie des diplômes et attestations en plus du casier judicaire par voie postale à l’adresse: ROFAF 03 BP 30888 Lomé – Togo ou par courrier électronique à : Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir.

Pas d’appels téléphoniques s’il vous plait.

Nous remercions toutes les postulantes, mais seules les candidates pré-selectionnées pour une interview seront contactées.